Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

W poszczególnych wydziałach inspektoratu obowiązuje bez dziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależna od struktury organizacyjnej inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Akta wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów, inicjałami pracownika prowadzącego daną sprawę i liczbami stanowiącymi oznaczenie tematów rzeczowych i numerami poszczególnych pism.

Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.

Po zakończeniu roku spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. 

Znak sprawy zawiera:

1/ symbol literowy komórki organizacyjnej,

2/ symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3/ liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4/ dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto,

5/ symbol literowy pracownika, prowadzącego sprawę.

W Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie prowadzone są również:

-          rejestr skarg i wniosków,

-          rejestr aktów wewnętrznych Inspektora,

-          rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. 

Sposób i zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902) oraz z rozporządzeniem MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68).

Akta poszczególnych spraw przechowywane są w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych wydziałach – przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

Akta spraw ostatecznie załatwionych będą przekazywane do tworzącego się archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. 

Akta spraw ostatecznie zakończonych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum, można wypożyczyć na tak długo, jak długo są one potrzebne. 

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Zuzanna Grabowska 09-04-2008 13:49
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Marcin Ignasiak 09-04-2008
Ostatnia aktualizacja: Marcin Ignasiak 13-03-2023 10:59