Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych

W poszczególnych wydziałach inspektoratu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależna od struktury organizacyjnej inspektoratu, klasyfikację akt w toku działalności inspektoratu. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Akta wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów, inicjałami pracownika prowadzącego daną sprawę i liczbami stanowiącymi oznaczenie tematów rzeczowych i numerami poszczególnych pism.

Spis spraw i segregatory zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.

Po zakończeniu roku spisy spraw są odkładane do właściwych teczek, założonych wg jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. 

Znak sprawy zawiera:

1/symbol literowy komórki organizacyjnej,

2/ symbol literowy pracownika, prowadzącego sprawę,

2/symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3/liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4/dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 

W Wojewódzkim Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Szczecinie prowadzone są również:

-          rejestr skarg i wniosków,

-          rejestr aktów wewnętrznych Inspektora,

-          rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. 

Sposób i zasady udostępniania danych zawartych w rejestrach następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 wrzesnia 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2058) oraz z rozporządzeniem MSWiA z dnia 18 stycznia 2007 r. (Dz. U. Nr 10, poz. 68).

Akta poszczególnych spraw przechowywane są w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych wydziałach – przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

Akta spraw ostatecznie załatwionych będą przekazywane do tworzącego się archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. 

Akta spraw ostatecznie zakończonych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum, można wypożyczyć na tak długo, jak długo są one potrzebne. 

W przyszłości Inspektorat będzie wprowadzał wykorzystanie informatyki do gromadzenia danych związanych z rejestrowaniem spraw przychodzących jak również z prowadzeniem wszelkich innych rejestrów dotyczących obiegu dokumentów.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Zuzanna Grabowska 09-04-2008 13:49
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: 09-04-2008
Ostatnia aktualizacja: Witold Reiter 09-12-2015 11:34